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個人情報保護法の観点により情報の取り扱いについて、当システムでの管理機能の説明です。

スクール管理システムの中心となる情報は生徒情報になります。
体験レッスンを経て入塾が決まった場合、入塾規約や月謝用の口座情報のやり取りなどがスタートします。
そこで今回はSmart Kids Academy Storeの基本機能の活用の中心となる、生徒情報の登録や管理について紹介します。

1.個人情報の取り扱い

これはスクール管理システムを利用する、利用しないに関わらず、注意しなくてはならないことですが、個人情報の取り扱いについて再考してみましょう。
法律改正により2017年5月30日より、それまで規制対象外だった5000人以下の個人データ保有の事業者も、規制対象となっています。

つまり、1人でも個人データを扱う場合は個人情報取扱事業者に当てはまるということですので、スクール運営をされる皆さんはすでに、個人情報取扱事業者ということになります。

▼個人情報保護法とは

個人情報保護法に配慮し、下記のルールを守ったスクール運営を行う必要があります。
・個人情報を取得する際は、利用目的を本人に伝える
・取得した個人情報は利用目的以外には利用しない
・取得した個人情報を安全に管理する
・個人情報を他人に共有する際は本人の同意を得る
・本人からの個人情報開示に応じる

①個人情報を取得する際は、利用目的を本人に伝える

・事業者が個人情報を利用するにあたっては、あらかじめ利用目的を特定する必要があります。(例:成績表の送付のため)

・個人情報を取得する時は、特定した利用目的を本人に伝えるか、あらかじめHP や店頭での掲示などで公表する必要があります。

②取得した個人情報は利用目的以外には利用しない

・取得した個人情報は特定した利用目的の範囲内で利用する必要があります。
(例:成績表を送付する目的で取得した生徒の住所へ、自社の宣伝物の送付はできません。)

・すでに取得している個人情報を特定した目的以外のことに利用したい場合は、本人の同意を得る必要があります。

③取得した個人情報を安全に管理する

・個人情報をパソコンで管理したり、名簿等にまとめる場合は、安全に管理する必要があります。電子ファイルであればパスワードを設定する、ウィルス対策ソフトを入れる。紙媒体であれば施錠できるところに保管するなどになります。

④個人情報を他人に共有する際は本人の同意を得る

・個人情報を他人(本人以外の第三者)に共有する場合は、原則として本人の同意が必要になります。ただし、以下の場合等は本人の同意を得なくても、個人情報を他人に共有することができます。
-法令に基づく場合(例:警察からの照会)
-人命に関わる場合で本人から同意を得るのが困難なとき(例:災害時)
-業務を委託する場合(例:物品配送のために配送業者にお客様の氏名・住所を渡す場合)

⑤本人からの個人情報開示に応じる

事業者が保有している個人情報について本人から開示や訂正等を請求されたら、事業者は対応しなければなりません。

▼スクール管理システムによる個人情報管理

実際に個人情報を管理する際に、紙での管理は煩雑さを極めます。また、電子データでの管理もファイルの紛失やPCの故障により取り出せなくなるなど紛失や漏洩の可能性は残ります。

そこでスクール側での個人情報の管理にかかる負担を減らす方法として、スクール管理機能を利用する方法が上げられます。

次の項目ではスクール管理機能を利用した生徒情報の登録や活用イメージを紹介します。

2.生徒情報の登録

▼生徒登録用URLの共有(スクール側管理画面)

スクール側の管理画面から生成される生徒登録用URLを保護者に配布します。操作としては「生徒登録用URLを取得」の緑のボタンをクリックするだけです。

このボタンをクリックするだけでURLをコピーしている状態になりますので、入会希望の保護者へ送付するメールの本文に貼り付けるなどして、保護者にURLを共有します。

▼生徒情報の登録(保護者画面)

保護者はメールなどで共有された生徒登録用URLにアクセスします。
生徒情報や保護者情報の入力画面が表示されますので、各項目の情報の入力を行います。
兄弟姉妹が同じスクールに通っている場合は、複数の生徒情報を一度に登録することができます。

▼生徒情報の確認(スクール側管理画面)

保護者が正しく生徒情報の登録を行うと、スクール側の管理画面に生徒情報が表示されるようになります。
入力された生徒情報とそれに紐づく保護者情報が確認できるようになりますので、スクール側で生徒の個人情報を扱ったり、入力する手間は一切かかりません。

3.生徒情報の活用

登録された生徒情報にICカードの個別番号や、カレンダーの紐づけ設定をすることで、スクール管理システム内の「予約管理」や「入退出管理」といった他機能の活用ができるようになります。

詳しくは別の記事で紹介していますのでご確認ください。

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